Spedire un comunicato stampa via email, dieci anni dopo

Il 2 marzo 2016 ho pubblicato qui le mie regole per inviare un comunicato stampa via email. È ancora uno dei pezzi più letti del sito: oltre 26.000 letture.

L’ho riletto per intero. Una parte regge. Un’altra parte, oggi, sarebbe un errore.

Quello che vale ancora

I destinatari non si mostrano. Mai in chiaro nei campi A: o CC:.

L’oggetto è breve e dice la notizia. Non «Comunicato stampa XYZ», non tutto in maiuscolo, non un paragrafo intero. Nell’anteprima si leggono poche parole: devono bastare.

Il «Fwd:» si cancella. Chi lo riceve capisce di non essere l’unico destinatario e che nessuno ha riletto prima di premere invio.

Il testo è nel corpo dell’email. Chi scrive il pezzo deve poter copiare una frase senza dover aprire un allegato.

La firma è completa: nome, telefono, un indirizzo a cui rispondere. Fax e Skype, nel 2016, li elencavo. Oggi li toglierei.

Prima del testo, il mittente

Nel 2016, il mio problema era non sembrare uno spammer agli occhi del mio provider. Lo risolvevo tramite liste di distribuzione configurate sul server di posta. Oggi la domanda viene prima: il dominio da cui scrivo sa dimostrare che sono davvero io?

Da febbraio 2024, Google e Yahoo chiedono a chiunque spedisca ai loro utenti di rispettare alcuni requisiti minimi. Almeno uno fra SPF e DKIM attivo sul dominio. Record DNS validi, diretti e inversi, per i server da cui parte la posta. Un tasso di segnalazioni come spam inferiore allo 0,3%. Google aggiunge la connessione cifrata con TLS e consiglia di restare sotto lo 0,1%.

Chi invia circa 5.000 messaggi al giorno a indirizzi Gmail personali è considerato da Google un mittente di massa. Deve avere SPF e DKIM insieme, un record DMARC, anche con la policy più blanda, e il dominio del campo «Da:» allineato con quello autenticato. Google richiede che lo status del mittente massivo non scada.

Una lista di qualche centinaio di giornalisti: quella soglia non la raggiunge. Ma i requisiti minimi valgono per tutti. E Google scrive che da novembre 2025 applica le regole con più rigore al traffico che non le rispetta: un messaggio non autenticato può finire nello spam o essere respinto.

Oggi invio i comunicati stampa via posta elettronica, in formato HTML, con il logo del Cliente in cima, prima del titolo, e utilizzo le mailing list salvate su Aruba.

La disiscrizione, quella vera

Nel 2016 suggerivo di concludere la firma con una clausola di riservatezza. Serviva a dare a chi voleva uscire dalla lista un modo per farlo senza offendere nessuno. Era un rimedio artigianale.

Oggi Google e Yahoo chiedono ai mittenti massivi, per i messaggi promozionali e per quelli inviati a una lista di iscritti, la disiscrizione con un clic: un’intestazione tecnica del messaggio, più un link ben visibile nel testo. Yahoo chiede di rispettare la richiesta entro due giorni. Google raccomanda 48 ore. Sono esclusi i messaggi transazionali, come le conferme di prenotazione.

Un comunicato stampa non è una conferma di prenotazione. Io lo tratto come un invio a una lista, e il link per uscire lo metto anche se la lista è piccola.

C’è anche una ragione pratica. Google scrive che, senza una disiscrizione facile, i destinatari sono più propensi a segnalare il messaggio come spam. Ogni segnalazione pesa su quello 0,3%. Il giornalista che non sa come uscire non vi scrive. Preme «spam».

Gli allegati

Scrivevo che si poteva arrivare fino a 10 MB, come caso limite. Oggi non ci arriverei. Due o tre immagini leggere nel messaggio, il resto in una cartella stampa raggiungibile con un link.

Il comunicato scritto con l’AI

È il cambiamento più grande, e non riguarda i server.

Un modello linguistico produce in pochi secondi un testo corretto, ordinato, con un titolo plausibile. Ed è un testo che assomiglia a tutti gli altri che il giornalista ha ricevuto quella mattina.

Al giornalista non serve un comunicato ben scritto. Serve una notizia, un dato verificabile, una persona da chiamare. L’AI aiuta a mettere in ordine il materiale. Non sa che cosa c’è di nuovo, e non risponde al telefono quando la redazione chiama per una conferma.

Le regole che suggerisco sono tre. Ogni numero si controlla sulla fonte. Ogni citazione è approvata dalla persona a cui è attribuita. Il testo finale lo rilegge chi conosce la testata a cui arriverà.

Personalmente scrivo sempre i comunicati stampa per intero e poi li faccio revisionare dall’AI per controllare che non vi siano refusi, l’ortografia e per migliorare certe frasi. Ovviamente ho addestrato in anticipo il modello LLM sul mio modo di scrivere.

Prima del prossimo invio

Chiedete a chi gestisce il vostro dominio tre cose: se SPF e DKIM sono attivi, se esiste un record DMARC, se il programma con cui spedite aggiunge la disiscrizione con un clic.

Poi spedite il comunicato a un vostro indirizzo Gmail e aprite i dettagli del messaggio. Se compaiono le voci «mailed-by» e «signed-by» con il vostro dominio, il messaggio è autenticato. Se accanto al nome del mittente c’è un punto interrogativo, non lo è.

Nel 2016 le regole erano soprattutto una questione di buona educazione. Oggi sono anche requisiti tecnici. La buona educazione, però, serve ancora.